5.
1. INTRODUCCIÓN
La comunicación ocurre entre entidades. La entidad que comienza la comunicación, o sea el emisor, tiene que codificar el mensaje antes de transmitirlo. El mensaje transmitido pasa a través del medio de comunicación hasta la otra entidad, llamada receptor. La entidad que recibe el mensaje tiene que decodificarlo para poder entenderlo. Si el receptor decide contestar el mensaje recibido, tiene que codificar la contestación (“feedback”), que se convierte en el nuevo mensaje. Así también la entidad receptora cambia a ser la entidad emisora del nuevo mensaje, que pasa a través del medio hasta llegar a la otra entidad. Cuando el mensaje llega a la entidad que lo recibe (antes emisor, ahora receptor), la entidad tiene que decodificarlo para poder entenderlo. Así se completa un ciclo de comunicación. Es importante señalar que no siempre la comunicación tiene “feedback”, así como las entidades no tienen que ser las mismas.
2. MARCO TEORICO
Definición:
La comunicación puede definirse como la transferencia de la información por medio de mensajes. Es, además, la ciencia que estudia la transmisión de un mensaje directa o indirectamente de un emisor a un receptor y de ésta a aquél a través de medios personales o masivos, humanos o mecánicos, mediante un sistema de signos convenidos.
Un mensaje es una sustancia que ha recibido cierta forma, por ejemplo, las vibraciones acústicas del mensaje oral, los impulsos eléctricos del mensaje telefónico, las formas visuales del mensaje escrito, etc.
- En consecuencia, el mensaje puede definirse como el conjunto de ideas, información, sensaciones, etc., que el emisor transmite al receptor. Todo proceso de comunicación contiene un mensaje verbal y una serie de mensajes no verbales (gestos, modo de entonación, presencia y rasgos físicos) que lo acompañan. Para que tenga éxito, ambos mensajes tienen que ser coherentes, despertar el interés del receptor, ser interesantes y estar adaptados al canal y a las características psicológicas del receptor.
El Emisor: es la persona que transmite el mensaje. Decide que quiere comunicar, analiza los destinatarios, determina sus características, selecciona un código y un canal en función del mensaje y el receptor y, por último, analiza los resultados obtenidos para retroalimentar el proceso en caso de desviaciones.
El Receptor: es la persona o personas que reciben el mensaje. Descifra e interpreta el mensaje, adopta una postura respecto a él y emite sus respuestas.
El Código: es el conjunto organizado de signos, señales y símbolos socialmente consensuados y admitidos que sirve para transmitir ideas. Pueden ser palabras, letras, números, etc.
El Canal: es el medio a través del cual se transporta el mensaje. Es necesario que en el canal se produzcan las menores interferencias posibles (ruido) para asegurar el éxito de la comunicación. Es, además, necesario adaptarlo a las características del receptor, al contenido del mensaje y a los objetivos del emisor.
Comunicación verbal: es el proceso de intercambio de ideas o de información que tiene como soporte el lenguaje. Puede ser escrita u oral.
Comunicación no verbal: es el proceso de intercambio de información o idea basada en diferentes reacciones corporales. Puede ser visual, auditiva o táctil.
La comunicación es la manera en que las personas se relacionan entre sí, al mismo tiempo que es la transferencia de información persona a persona
El objetivo fundamental de la comunicación es convertir al individuo en un agente efectivo que le permita alterar la relación original que existe entre su organismo y su medio circundante. El hombre se comunica, para transmitir sus necesidades, para influir y para afectar, en forma intencionada a su entorno.
"A un hombre no se le puede enseñar nada. Sólo se le puede ayudar a que descubra algo por sí mismo".
(Galileo Galilei)
Etimología
Origen de la palabra comunicación:
La palabra "comunicación" proviene del latín communis (común). Al comunicarnos pretendemos establecer algo en común con alguien o lo que es lo mismo, tratamos de compartir alguna información, alguna idea o actitud.
3. FUNCIONES DE COMUNICACIÓN
Proceso de la comunicación:
Desarrollo de una idea, codificación, transmisión, recepción, decodificación, aceptación, uso, retroinformación.
Aspectos relacionados con la comunicación:
Ø Información: lo que se transmite en el mensaje.
Ø Estilo: la manera en cómo se transmite el mensaje.
Ø Intencionalidad: el objetivo del mensaje.
Componentes de la comunicación efectiva:
Ø Concordancia entre lo que se dice y lo que se hace.
Ø Existe una relación entre la identidad (lo que se es), la comunicación (lo que se dice) y la imagen (lo que se cree que es).
Papel del emisor en el proceso de comunicación:
Ø Es el responsable del resultado del proceso dado que actúa premeditadamente.
Ø Sabe que quiere decir algo y decide cómo, cuándo, dónde y quién.
Existe una serie de variables que deben ser tenidas en cuenta por el Emisor:
Ø Las propias del proceso.
Ø Las variables paralinguísticas.
Ø Las variables no verbales.
Ø Las variables propias del proceso:
§ Necesidad de tener las ideas claras.
§ Elección del código adecuado al interlocutor (lenguaje).
§ Capacidad de elección del mayor número de canales para incrementar la fidelidad de la comunicación.
§ Saber controlar las interferencias para evitar las pérdidas de información.
§ Ser consciente de su responsabilidad como Emisor. Lo cierto no es lo que dice A sino lo que entiende B.
Papel del receptor en el proceso de comunicación:
Ø Capacidad de escucha activa (transmitir al Emisor lo que su mensaje significa para nosotros).
Ø En particular, la escucha activa es útil, cuando:
Ø No estamos seguros de entender lo que quiere decir la otra persona.
Ø Cuando el mensaje enviado es importante o lleva una fuerte carga emocional.
Ø Así, entre lo que "pienso / quiero decir", "lo que creo que digo / digo", "lo que creo oír / oigo"; "creo comprender / quiero comprender / comprendo", existen nueve posibilidades de no entenderse.
Informativa: tiene que ver con la transmisión y recepción de la información. A través de ella se proporciona al individuo todo el caudal de la experiencia social e histórica, así como proporciona la formación de hábitos, habilidades y convicciones. En esta función el emisor influye en el estado mental interno del receptor aportando nueva información.
Afectivo - valorativa: el emisor debe otorgarle a su mensaje la carga afectiva que el mismo demande, no todos los mensajes requieren de la misma emotividad, por ello es de suma importancia para la estabilidad emocional de los sujetos y su realización personal. Gracias a esta función, los individuos pueden establecerse una imagen de sí mismo y de los demás.
Reguladora: tiene que ver con la regulación de la conducta de las personas con respecto a sus semejantes. De la capacidad autorreguladora y del individuo depende el éxito o fracaso del acto comunicativo Ejemplo: una crítica permite conocer la valoración que los demás tienen de nosotros mismos, pero es necesario asimilarse, proceder en dependencia de ella y cambiar la actitud en lo sucedido.
Hechos sociales como la mentira son una forma de comunicación informativa (aunque puede tener aspectos reguladores y afectivo-valorativos), en la que el emisor trata de influir sobre el estado mental del receptor para sacar ventaja.
Otras Funciones de la comunicación dentro de un grupo o equipo:
Control: la comunicación controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control además se da en la comunicación informal.
Motivación: lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente de la comunicación.
Expresión emocional: gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones, es decir sentimientos.
Cooperación: la comunicación se constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda la información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.
NIVELES/TIPOS DE COMUNICACIÓN
En una empresa coexisten diferentes niveles de comunicación: la comunicación vertical, entre diferentes niveles de jerarquías y, la comunicación horizontal, en el mismo nivel, entre pares.
Y estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a través de encuentros, reuniones, y entrevistas, e informales, a través de encuentros casuales, o no siguiendo las vías jerárquicas formales.
Cuando se desarrolla una adecuada política comunicacional, se propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código común, y se optimiza la participación del personal a través de una genuina motivación, en todos sus niveles.
Comunicación descendente
Permite mantener informados a los miembros de una organización de todos aquellos aspectos necesarios para un buen desenvolvimiento.
Proporciona a las personas información sobre lo que deben hacer, el cómo y qué se espera de ellas.
Las trampas posibles en este nivel son los estilos autoritarios de dirección, y la creencia de que una clara comunicación pueda ser tomada como un signo de debilidad.
Ciertas dificultades también se producen en empresas de organización muy compleja, o con diferentes sedes, algunas muy alejadas de otras.
Comunicación ascendente
Para un directivo puede ser la más importante, ya que le permite conocer que funciona y que no. Permite mantener contacto directo con sus colaboradores, conocer las opiniones y necesidades de la gente que trabaja en su empresa, herramienta muy necesaria para la toma de decisiones.
Permite conocer el estado de ánimo y motivación de cada colaborador, percibir la magnitud de los problemas. Promueve la participación y el aporte de ideas. Genera un acercamiento hacia los directivos, lo que crea condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas por las personas de la base.
Se puede chequear de qué forma llegó la información emitida descendentemente.
La principal trampa en este nivel es no escuchar, la mayoría de las veces por falta de hábito, otra cuando en algún punto de la escala se corta la comunicación hacia arriba por una creencia compartida: cuando un subordinado transmite problemas hacia arriba es porque no está cumpliendo adecuadamente su función; lo único que se genera de esta forma es el desconocimiento de lo que sucede.
Otra dificultad muy importante en este punto es la falta de claridad en las relaciones, cuando los organigramas no están claramente definidos y la gente no sabe de quién dependen y a quién debe dirigirse.
Comunicación horizontal
Es interesante que se fomente este tipo de comunicación, ya que un buen entendimiento en este nivel permite el funcionamiento de eficaces equipos de trabajo. Un estilo de dirección participativo es un factor de estímulo para la comunicación en este nivel, lo cual favorece la coordinación de diferentes actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan.
Genera espíritu de cuerpo y clima de trabajo en común. Facilita la disolución de rumores y malos entendidos. Permite la creación de confianza y compañerismo.
Algunas trampas en la comunicación surgen en este nivel cuando existe la creencia de que uno mismo o "mi sección" es más importante que las otros. También por el uso de lenguajes o "jergas" específicos que pueden dejar a algunos fuera del entendimiento.
4. COMUNICACIÓN EN
En Silowa catering, S.L aplicaremos una comunicación ascendente, ya que nos permite conocer todos los aspectos de la empresa, desde la motivación de los trabajadores hacia sus puestos de trabajo, hasta el empeño que tienen los directivos para que está, sea una de las mejores. También nos permite conocer las opiniones y necesidades de la gente que trabaja en su empresa, herramienta muy necesaria para la toma de decisiones.
Permite conocer el estado de ánimo y motivación de cada colaborador, percibir la magnitud de los problemas. Promueve la participación y el aporte de ideas. Genera un acercamiento hacia los directivos, lo que crea condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas por las personas de la base.
Por estos motivos hemos decidido aplicar un proceso de comunicación muy amplio para acercarnos mas a nuestros trabajadores ya sea como personas y después como empleados. y para esto organizaremos salidas entre empleados y directivos para que haya un intercambio de información ya sea respecto al trabajo ya sea de vida social y se conozcan los objetivos que persigue cada trabajador dentro de la empresa fuera de ella. y para mantener informados nuestros empleados de las concurrencias de la empresa, habrán programas informáticos al abaste de los trabajadores.
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